Báo cáo của Epcicor® - Lời đồn và sự thật của “Liên kết từ cấp quản lý tới phân xưởng” trong lĩnh vự

Mục lục

Giới thiệu
Lời đồn: “Công ty tôi quá nhỏ/to để có một liên kết từ cấp quản lý tới phân xưởng hiệu quả”….1
Lời đồn: “Vấn đề của chúng tôi không nằm ở việc thiếu liên kết mà là ở cam kết của nhân viên”……2
Sự thật: Phân xưởng không có liên kết với chuỗi cung ứng mở rộng…..2
Sự thật: Hoạt động kinh doanh nhiều số liệu nhưng nghèo nàn thông tin…..3
Sự thật: Các nhà sản xuất đang ném tiền qua cửa sổ và còn hơn thế nữa…..3
Lời đồn: “Liên kết từ cấp quản lý tới phân xưởng chỉ là những bảng biểu và đồ thị đẹp mắt”….4
Sự thật: Các doanh nghiệp có liên kết thu nhận được những cái nhìn hoàn toàn mới…..4
Kết luận

Bất kì một sự mất liên kết nào trong doanh nghiệp đồng nghĩa với việc nhân viên trong doanh nghiệp đó không hiểu được tác động thực sự của các hành động xảy ra. Chính việc thiếu hiểu biết đó dẫn đến những tổn thất to lớn về tài chính.

Giới thiệu
Trong gần hai thập kỷ qua, các nhà phân tích, các ký giả và những chuyên gia trong ngành đã cảnh báo các nhà sản xuất về hậu quả của việc thiếu liên kết giữa phân xưởng (nơi sản xuất ra hàng hóa) và cấp quản lý (từ quản lý cấp cao đến ban lãnh đạo). Với lượng giấy mực được dành để viết về vấn đề này, thật đáng ngạc nhiên là chẳng mấy nhà sản xuất nghĩ đến việc liên kết phân xưởng với cấp quản lý để có thể nâng cao chuỗi cung ứng mở rộng.
Với những nhà sản xuất hành động nhưng không thành công, họ thất bại ở chỗ không giải quyết được những yêu cầu cơ bản của việc kết nối giữa cấp quản lý và phân xưởng trong hoạt động kinh doanh sản xuất:
• Chỉ sử dụng một bộ dữ liệu - một phiên bản dựa trên thời gian thực duy nhất.
• Đưa ra những kế hoạch chiến lược khả thi đối với mọi nhân viên trong công ty;
• Chuyển giao những hiểu biết về sản xuất và vận hành tới tận tay những người tạo dựng chiến lược;
• Khép kín chuỗi cung ứng mở rộng, và
• Sử dụng phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP), Hệ thống vận hành sản xuất (MES), và phần mềm quản lý thông tin sản xuất doanh nghiệp (EMI) một cách hài hòa để tạo ra được dòng thông tin chính xác xuyên suốt cả doanh nghiệp.
Việc tạo ra sự liên kết từ cấp quản lý đến phân xưởng, và ngược lại, dường như có vẻ quá sức. Như bất kỳ một mục tiêu chiến lược nào, nó cũng đòi hỏi sự cam kết từ cấp quản lý, cùng với sự động viên và huy động toàn bộ nhân lực và tiềm lực của cả tổ chức theo cùng một hướng. Thiếu mức độ cam kết này, việc cản trở thông tin sẽ phát triển và việc mất liên kết sẽ trở thành một kẽ hở lớn, đặt những mục tiêu kinh doanh vào tình trạng đổ vỡ.

Lời đồn: “Công ty tôi quá nhỏ/to để có liên kết từ quản lý tới phân xưởng hiệu quả”.
Thiết lập mối liên kết giữa công nhân và người đưa ra quyết định để cải thiện chuỗi cung ứng (cả trong và ngoài chuỗi) là điều quan trọng dù bạn là một doanh nghiệp sản xuất nhỏ, một công ty sơn cỡ vừa, hay một đế chế mỹ phẩm hàng tỉ đô.
Những gã khổng lồ của ngành sản xuất yêu cầu và có thể chi trả cho những hệ thống ERP và MES hàng đầu, nhưng các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhận được lợi ích lớn hơn từ những phần mền ERP được thiết kế dành riêng cho loại sản phẩm họ sản xuất. Ví dụ như các công ty thực phẩm và nước giải khát có một mối lo xung quanh việc truy xuất nguồn gốc và mức tuân thủ tiêu chuẩn, trong khi các doanh nghiệp đóng gói luôn phải vật lộn với chất lượng và rác thải. Để tránh chi phí cao từ việc sản xuất tùy biến theo khách hàng, dịch vụ, và ứng dụng thêm nhằm phù hợp với từng khách hàng, những nhà sản xuất thành công sử dụng hệ thống phù hợp với những mối bận tâm cụ thể trong sản xuất và kinh doanh. Hệ thống có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của họ là hệ thống thuộc những ngành công nghiệp cụ thể nhưng cũng linh hoạt để thích ứng với những yêu cầu trong kinh doanh hiện tại và cả trong tương lai. Hệ thống IT tổng quát giải pháp ERP, MES và EMI đem lại lợi ích lớn nhất cho những nhà sản xuất lẫn nhỏ lẫn những gã khổng lồ trong ngành. Sau khi đưa ra quyết định mua một hệ thống, đây là một vấn đề thường gây ra tranh cãi. Nếu doanh nghiệp đã có những hệ thống này, điều đó cũng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ chắc chắn sống sót. Một hệ thống tổng quát giải pháp EMI hay MES sẽ đảm bảo thu nhập từ hoạt động sản xuất và bảo vệ khoản đầu tư, bất kể những thay đổi kinh doanh trong tương lai.

Lời đồn: “Vấn đề của chúng tôi không nằm ở việc thiếu liên kết mà là ở cam kết của nhân viên”
Trong khi ban lãnh đạo cao cấp thường chú trọng vào việc cân nhắc các vấn đề tài chính, thì bộ phận quản lý phân xưởng và giám sát viên dây chuyền lại thường bận tâm về công suất và chất lượng. Mọi người đều đẩy tầm nhìn và nhật trình của mình về phía công nhân khiến họ nhận được những thông điệp mâu thuẫn. Rất ít người biết cách chuyển những chỉ thị tài chính và sản xuất thành những hành động cụ thể, có ý nghĩa. Những người đứng đầu thường chỉ chọn những ưu tiên mà họ quan tâm và phản đối hoặc làm ngơ những ưu tiên còn lại. Dù những nhà quản lý hiểu rằng chiến lược của doanh nghiệp phải phát triển cùng điều kiện thị trường và kinh tế, nhóm sản xuất lại kiên định với việc phấn đấu hướng tới một mục tiêu duy nhất: sản xuất hàng hóa đảm bảo chất lượng đúng thời gian. Những quan điểm này thường đối lập nhau và tạo nên việc mất liên kết. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp nhận ra được cơ hội, thì đó chính là khi những chiến thuật sản xuất phù hợp với chiến lược chung để dẫn tới thành công.
Những nhà sản xuất bắt tay vào việc khắc phục vấn đề mất liên kết trong truyền đạt đều tìm ra một giải pháp chung là liên kết công xưởng và cấp quản lý với phần mềm ERP, MES và phần mềm quản lý thông tin sản xuất.

Sự thật: Phân xưởng mất liên kết với chuỗi cung ứng mở rộng.
Công ty càng đơn giản hóa được các quy trình kinh doanh cần thiết để hỗ trợ cho chuỗi cung ứng và khâu sản xuất phức tạp của họ được bao nhiêu thì họ càng có thêm bấy nhiêu thời gian và tiền bạc để tập trung vào điều họ làm tốt – đó là sản xuất. Thật không may là rất nhiều công ty đã vô tình tự gây rắc rối cho mình bằng cách tạo những quy trình hay mua lại những hệ thống để giải quyết những vấn đề quá cụ thể. Hầu hết những quy trình và hệ thống này làm việc không ăn khớp nhau.
Hãy cùng xem xét một trường hợp phổ biến sau. Các cơ sở sản xuất điển hình có thể được ví như những hòn đảo, nơi mà không ai biết làm thế nào để tới được nơi lãnh đạo cao cấp muốn, và hoàn toàn mất liên kết với chuỗi cung ứng mở rộng và khách hàng. Tại sao lại có chuyện này? Hãy cân nhắc xem ERP được thiết kế để làm gì – dự đoán trước hàng tuần, hàng tháng để lên kế hoạch. Nhưng điều mà phân xưởng thực sự quan tâm là những gì ở đây và ngay lúc này – tôi phải tạo ra thứ gì, và tôi có công cụ cần thiết để tạo ra chúng không? Các công nhân trong dây chuyền không có thời gian để đợi kế hoạch từ văn phòng. Họ cần kế hoạch ngay thời điểm này để phản ứng trong thời gian thực.
Để dễ dàng hơn một chút cho đội ngũ sản xuất, các công ty đã đưa quy trình vào việc lên kế hoạch, lên lịch trình, thiết kế, vận hành, sản xuất và báo cáo. Số lượng nhân lực và hệ thống được tiếp cận với kế hoạch từ lúc nhận đơn đặt hàng đến khi chuyển hàng tiếp tục tăng. Thay vì giúp công việc trở nên dễ dàng và năng suất hơn, kết quả là mất nhiều thời gian hơn để truyền đạt kế hoạch sản xuất và những thay đổi, cũng như nguy cơ sản xuất lỗi cao hơn. Sự phức tạp phát triển theo cấp số nhân với mỗi hệ thống và quy trình mới được đưa ra. Rất ít khi nguồn cung, sản xuất và sản phẩm ở ngoài chuỗi cung ứng đều phù hợp với nhu cầu và kế hoạch. Thiếu đi những thông tin chính xác, sự mất liên kết sẽ phát triển, và việc phân tích một cách chính xác và giải thích được sự khác biệt giữa kế hoạch và thực tiễn là điều không thể.

Sự thật: Hoạt động kinh doanh nhiều số liệu nhưng nghèo nàn thông tin.
Phải tốn bao nhiêu giấy tờ để một phân xưởng có thể đi vào hoạt động? Đối với nhiều nhà sản xuất, đây không phải là con số mà họ muốn chia sẻ. Thông thường, một khi kế hoạch được thiết lập bởi hệ thống ERP, yêu cầu công việc sẽ được in ra gắn ở trung tâm của phân xưởng và chia cho những nhân viên chạy các thiết bị. Các công nhân trong dây chuyền thấy hướng dẫn này và hiểu rằng “đây là những yêu cầu mà mình phải hoàn thành trong hôm nay”. Sản xuất bắt đầu và công nhân ghi chép lại những gì xảy ra trên dây chuyền. Thường thì các nhà máy sử dụng các mẫu được in sẵn hoặc các bảng:
· Chúng ta đã sản xuất được bao nhiêu bộ phận?
· Chúng ta đã thải ra bao nhiêu phế phẩm?
· Máy có bị ngưng hay không?
· Nếu máy bị ngưng thì tại sao lại ngưng?
Dù bộ phận quản lý phân xưởng thành công trong việc nhận được sự ủng hộ từ tất cả công nhân trong các dây chuyền của phân xưởng thì đến cuối lần chạy, theo ca hay theo ngày, sẽ có một nhân viên phải thu lại toàn bộ giấy tờ và nhập dữ liệu vào hệ thống ERP hay hệ thống lập kế hoạch.
Do phải ghi chép và nhập dữ liệu một cách thủ công, rất nhiều công nhân cảm thấy thoải mái. Hay nói cách khác, họ sẽ ghi lại theo cảm nhận của họ hơn là những gì thực sự xảy ra. Kết quả có thể là đánh giá quá cao số lượng sản phẩm được sản xuất hay đánh giá quá thấp lượng rác được thải ra. Công nhân có thể ghi lại rằng máy bị ngưng trong vòng 45 phút để cài đặt trong khi thực tế cài đặt phải mất 55 hoặc 60 phút. Câu hỏi ở đây không phải lầ vấn đề báo cáo chân thật. Thay vào đó công nhân chú trọng vào công việc chính của họ - sản xuất – hơn là việc báo cáo. Có rất nhiều trường hợp, vào cuối mỗi ca trực, các nhân viên mất thời gian dài cho việc điều chỉnh số liệu nhằm làm cho thực tế công việc khớp với kế hoạch- bằng cách thay đổi số liệu và báo cáo. Thiếu đi những thông tin chính xác, sự mất liên kết sẽ phát triển, khiến việc phân tích một cách chính xác và giải thích được sự khác biệt giữa kế hoạch và thực tiễn trở thành điều không thể. Cuối cùng, sẽ không còn những cái nhìn có giá trị để đưa ra chiến lược hay quyết định chiến thuật, và việc đưa ra quyết định lại dựa trên những số liệu sai và những sự cố lặt vặt. Thậm chí lúc đó sẽ vẫn có một khoảng trễ đáng kể giữa những gì xảy ra ở phân xưởng cho đến khi kịp phản ứng và đưa ra quyết định.

Sự thật: Các nhà sản xuất đang ném tiền qua cửa sổ và còn hơn thế nữa

Bất kì một sự mất liên kết nào trong doanh nghiệp đồng nghĩa với việc nhân viên trong doanh nghiệp đó không hiểu được tác động thực sự của các hành động xảy ra - dù là ở phân xưởng hay ở các quyết định chiến lược. Từ chính việc thiếu hiểu biết đó dẫn đến những tổn thất to lớn về tài chính. Trữ quá nhiều nguyên liệu thô. Số hàng tồn kho lớn. Phải vận chuyển hỏa tốc trong và ngoài chuỗi cung ứng. Đây chỉ là một vài hậu quả “ẩn” từ việc thông tin không đủ hoặc không đúng. Một số công ty bị lỡ hạn các đơn đặt hàng hay phải tiêu tốn lợi nhuận vào việc chuyển hàng do bị trễ hạn. Danh tiếng của công ty sẽ bị ảnh hưởng, vì khi chất lượng và dịch vụ khách hàng giảm thì việc giữ chân khách hàng hay tìm những khách hàng mới cũng khó khăn hơn. Những nhà sản xuất khép kín chuỗi cung ứng mở rộng –mọi khâu từ kế hoạch, nguyên liệu thô, sản xuất, chuyển hàng và độ hài lòng của khác hàng cũng như những khâu khác – có khả năng nắm bắt vô số cơ hội để giảm chi phí và tăng doanh thu.

Lời đồn “Liên kết từ cấp quản lý tới phân xưởng chỉ là những bảng biểu và đồ thị đẹp mắt.”
Liên kết có ý nghĩa và một bộ thông tin duy nhất không phải là thứ chúng ta có thể “thấy” được. Có thể coi chúng như nhịp đập của cả doanh nghiệp với ERP, MES và EMI hoạt động hài hòa với nhau để cung cấp một dòng chảy thông tin chính xác xuyên khắp doanh nghiệp. Kết quả là một hệ thống thống nhất có thể giảm thiểu những quy trình kinh doanh phức tạp, dù cho hoạt động sản xuất có phức tạp đến mức nào đi nữa.
Điểm quan trọng của “Liên kêt từ cấp quản lý tới phân xưởng” chính là ERP. Hệ thống này liên kết mọi khâu trong doanh nghiệp theo chiều dọc (từ quản lý tới phân xưởng) và cả chiều ngang để có kết nối liền mạch từ nhà cung cấp tới dây chuyền sản xuất và khách hàng. Vận hành sản xuất (hay còn gọi là quản lý sản xuất) và thông tin sản xuất sẽ giúp hoàn thiện liên kết, giúp dữ liệu và thông tin ra vào ERP. Những liên kết này cung cấp những hiểu biết hoàn toàn mới về phương thức phản ứng, cải thiện kinh doanh và đưa ra những quyết định chủ động, kịp thời dựa trên thực tế.
Trong thực tiễn, đây là một hệ thống quản lý khép kín. ERP sẽ lên kế hoạch – nhưng sau đó kế hoạch sẽ được chuyển qua, theo cách trực tuyến, cho phân xưởng qua MES. Hệ thống sẽ lên yêu cầu công việc, và khi hoạt động sản xuất bắt đầu, hệ thống có khả năng giám sát chính xác những gì xảy ra và những gì được sản xuất. Thông tin trực tiếp quay về hệ thống từ thiết bị trên dây chuyền thông qua PLCs, các thiết bị có mục đích cụ thể, hoặc một tiêu chuẩn OPC. MES sẽ gửi dữ liệu qua cho hệ thống EMI cũng như gửi lại cho ERP, và mọi nhân viên trong doanh nghiệp sẽ biết những gì đang xảy ra trong công ty vào mọi thời điểm. Đó chính là một phiên bản sự thực trên thời gian thực duy nhất – và sẽ không xảy ra trường hợp hiểu lầm hay hiểu theo cách khác.

Sự thật: Các doanh nghiệp có liên kết nhận được những cái nhìn hoàn toàn mới

Các nhà sản xuất kết hợp ERP, MES và EMI để tạo ra bước nhảy vọt trong việc xây dựng và duy trì các chương trình nâng cao chất lượng. Hệ thống quản lý khép kín tạo sự tin tưởng vì toàn bộ đội ngũ (từ cấp quản lý đến công xưởng) đều biết những việc đang xảy ra trong doanh nghiệp trên thời gian thực. Quan trọng hơn là những người trong hệ thống – dây chuyền, bộ phận vận hành, quản lý công xưởng và quản lý doanh nghiệp – có một góc nhìn đầy đủ về thực tế mà không phải chỉnh lại hay bị chậm trễ.
Với một tầm nhìn rõ ràng, việc quyết định hành động nào nên được thực hiện đầu tiên, tiếp theo và sau đó, để giải quyết vấn đề và cải thiện hoạt động, trở nên dễ dàng hơn cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp. Ví dụ như, khi công nhân trong dây truyền nhận thấy dữ liệu báo hiệu vấn đề về nhiệt độ hay tốc độ của dây chuyền, họ có thể đưa ra hành động ngay lập tức để tránh tạo ra sản phẩm lỗi. Sử dụng cùng một dữ liệu, bộ phận vận hành và quản lý có thể có những quyết định chiến thuật như gộp đơn hàng, khởi động hoặc tắt máy để tiết kiệm năng lượng hay những hành động khác nhằm giảm chi phí. Cuối cùng, dữ liệu này có thể được sử dụng bởi các lãnh đạo cấp cao nhằm căn chỉnh hay tránh đầu tư thiết bị, thậm chí còn có thể giúp các dây chuyền và bộ phận khác cải thiện hoạt động. Dữ liệu hoạt động thời gian thực trở thành nguồn thông tin về hoạt động sản xuất cũ – để duy trì những lỗi đã được sửa và trở thành quy chuẩn giúp giải thích việc tăng doanh thu hay mất mát. Sau khi đã gặt hái được kết quả ở tầm thấp, những dữ liệu và phân tích trong MES và EMI sẽ giúp phát hiện các cách thức để tăng thu nhập và tránh mất mát, tận dụng chiến thuật và chiến lược để có được những sự cải thiện lớn hơn nữa MES sẽ gửi dữ liệu qua cho hệ thống EMI cũng như gửi lại cho ERP, và mọi nhân viên trong doanh nghiệp sẽ biết những gì đang xảy ra trong công ty vào mọi thời điểm. Đó chính là một phiên bản sự thực trên thời gian thực duy nhất.

Kết luận
Các nhà sản xuất giải quyết được yêu cầu cơ bản – sử dụng một phiên bản sự thực duy nhất, một kế hoạch chiến lược khả thi, hiểu biết cần thiết cho người cần chúng, chuỗi cung ứng khép kín, và dòng thông tin được liên kết – đã hiểu rằng “liên kết từ cấp quản lý tới phân xưởng” đã không còn là một truyền thuyết nữa. Những doanh nghiệp đã giải quyết được vấn đề mất liên kết giữa cấp quản lý và phân xưởng bằng cách kết nối ERP, MES và EMI đã thành công trong việc nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng mở rộng. Quan trọng hơn là các nhà lãnh đạo cấp cao liên tục đạt được mục tiêu – với sự giúp đỡ của những công nhân trên dây chuyền và trong công xưởng, bộ phận vận hành và quản lý.

Đôi nét về Epicor
Tập đoàn phần mềm Epicor là tập đoàn phần mềm đứng đầu toàn cầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm kinh doanh cho hoạt động sản xuất, phân phối, bán lẻ, và ngành công nghiệp dịch vụ. Với hơn 40 năm kinh nghiệm, Epicor có hơn 20.000 khách hàng tại hơn 150 quốc gia. Giải pháp Epicor cho phép các doanh nghiệp tăng hiệu quả và nâng cao lợi nhuận. Với bề dày lịch sử phát triển, sự am hiểu ngành nghề và đam mê tính ưu việt, Epicor truyền cảm hứng cho khách hàng để xây dựng lợi thế cạnh tranh lâu dài. Epicor mang đến dịch vụ hiệu quả nhất gói gọn trong một điểm tập trung trong trách nhiệm giải trình cho các doanh nghiệp địa phương, khu vực và toàn cầu.

Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin về Sản phẩm và Dịch vụ của Epicor
Châu Á
238A Thomson Road #23-06
Novena Square Tower A
Singapore 307684
Singapore
Điện thoại: +65.6333.8121
Fax: +65.6333.8131

Văn bản chỉ có mục đíchcung cấp thông tin và có thể được thay đổi mà không cần thông báo. Tài liệu vànội dung này bao gồm quan điểm, ngày tháng, nội dung chức năng đưa ra ở đâyđược coi là chính xác tới ngày xuất bản, tháng 11 năm 2012. Tuy nhiên, tập đoànPhần mềm Epicor không bảo đảm, đại diện cho các thông tin kèm theo và đặc biệtkhông liên quan đến bất kì sự ám chỉ bảo đảm, như phù hợp với một mục đích cụthể, có thể bán được, thỏa mãn về chất lượng hoặc những kĩ năng hợp lý. Do mỗikhách hàng của phần mềm Epicor có những yêu cầu riêng dành cho phần mềm sử dụngvà hoạt động kinh doanh của họ, những người sử dụng tài liệu này được khuyếnkhích thảo luận nội dung của tài liệu với người phụ trách từ Epicor của họ. Tấtcả những thông tin trong tài liệu này đều có thể được thay đổi mà không cầnthông báo do bản in và những thông tin quan trọng khác về sản phẩm phần mềmđược đăng trên ghi chú phát hành, và bạn được khuyến khích tham khảo ghi chúphát hành gần đây nhất của sản phẩm phần mềm. Chúng tôi hoan nghênh ý kiếnngười đọc và trao lại quyền sửa đổi ấn phẩm này và/hay cải thiện các thay đổicủa sản phẩm hay chương trình được mô tả trong ấn phẩm này bất cứ khi nào vàkhông cần thông báo. Việc sử dụng bất kì phần mềm nào của Epicor phải tuân theothỏa thuận về giấy phép sử dụng và mọi hoạt động của dịch vụ tư vấn từ Epicorđều phải tuân theo những điều khoản và điều kiện tiêu chuẩn của Tập đoàn phầnmềm Epicor. Epicor là thương hiệu đã được đăng kí của Tập đoàn phần mềm Epicor.Tất cả các thương hiệu khác được nhắc đến là tài sản của người sở hữu hợp pháptương ứng. Bản quyền © 2013 thuộc Tập đoàn Phần mềm Epicor. Bản quyền đã đượcbảo hộ.