Toàn Quốc 3 bước quan trọng khi lựa chọn phần mềm kế toán của doanh nghiệp

Bước 1: Xác định mục đích của việc sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp

- Bạn cần phải hiểu rõ rằng, chúng ta sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp đểlàm gì? Có thể là thay đổi để đáp ứng các chế độ mới về thuế hoặc kế toán, hay chỉlà để thuận lợi hơn, linh động hơn, giảm bớt chút công sức cho quá trình quản lý, tăng cường khả năng hỗ trợ ra quyết định.

- Đặc biệt những lợi ích khi chúng ta sử dụng phần mềm như:

Thông tin được cung cấp đầy đủ và kịp thời hơn

Giảm bớt chi phí về hàng tồn kho do nắm được lượng lưu kho tối ưu

Quản lý về công nợ và dòng tiền tốt hơn

Giảm chi phí về các công việc đơn giản do được phần mềm tự động hoá thực hiện một phần,…

Bước 2: Tạo ra những cơ sở và tìm nhà cung cấp

Những cơ sở mà doanh nghiệp đưa ra xem thử nhà cung cấp có đáp ứng được hay không:

Yêu cầu quản lý được nhiều loại ngoại tệ

Yêu cầu tính toán chi phí giá thành lỗ lãi theo đơn hàng, theo lô hàng

Yêu cầu quản lý hàng tồn kho theo nhiều đơn vị tính;

Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước

Các yêu cầu về độ rộng mã hoá tài khoản, mã hoá danh điểm vật tư. Các yêu cầu vềquy trình luân chuyển, xác nhận chứng từ,…

Yêu cầu các nhà cung cấp xác nhận là có đáp ứng được các yêu đặc thù nêu trên hay không.

Đặc biệt, phải đề nghị nhà cung cấp cho biết về giá cả

Sau đó, bạn có thể tìm thông tin nhà cung cấp trên internet hoặc có thể là các nhà cung cấp uy tín mà bạn biết.

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp

Đây là một việc rất quan trọng và có thể thực hiện qua điện thoại hoặc đi thăm trực tiếp. Lựa chọn nhà cung cấp cần dựa trên các tiêu chí như:

- Dựa trên khả năng thực hiện, chi phí triển khai, chi phí bảo trì, bảo hành, thời gian thực hiện mà chúng ta chọn nhà cung cấp.

- Đặc điểm nổi bậc của phần mềm kế toán này là gì?

- Những mặc hạn chế cần thay đổi, chỉnh sửa?

- Các tính năng khác có đáp ứng được yêu cầu?

- Thái độ nhân viên hỗ trợ?

- Thời gian hỗ trợ khắc phục khi gặp sự cố, sai sót?

- Nghiệp vụ của người hỗ trợ?

- So sánh tổng chi phí phát sinh?

Tóm lại, với các bước như trên thì việc chọn và sử dụng phần mềm kế toán sẽ không còn là điều đắn đo cho doanh nghiệp.