Thảo luận Microsoft outlook live giải pháp công nghệ thông tin trường học miễn phí

MICROSOFT OUTLOOK LIVE GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG HỌC MIỄN PHÍ​

​

Hiện thời, có rất nhiều các tiện ích email miễn phí cung cấp cho người sử dụng. Tuy vậy, để lựa chọn được một giải pháp email phù hợp, an toàn, hiệu quả với nhiều tiện ích trong rừng email miễn phí đó quả thực khó khăn. Trong phạm vi bài viết này, xin được giới thiệu với bạn đọc chi tiết hơn về bộ giải pháp Outlook Live với những tiện ích rất phù hợp cho các bạn sinh viên, học sinh
1. Email hoàn toàn phù hợp
Microsoft Live @edu là một hệ thống email miễn phí, người sử dụng chỉ cần máy tính kết nối internet, hoặc các thiết bị di động, viễn thông khác để sử dụng email. Ở bất kỳ đâu người dùng cũng có thể truy cập hộp thư với dung lượng tới 10 GB kèm 25 GB miễn phí cho việc lưu trữ các file tài liệu trên SkyDrive. Ngoài ra người dùng có thể cùng chia sẻ và biên tập tài liệu nhờ ứng dụng Office Web Apps, nhắn tin, video chat…
Microsoft Outlook live có những điểm nổi bật sau:
ü Miễn phí hosted Email
ü Dung lượng hòm thư lớn tới 10Gb
ü Sử dụng email miễn phí và mãi mãi
ü File đính kèm có thể tới 18 MB gửi trong cùng tên miền
ü Bảo vệ email tránh thư rác và virus
ü Sử dụng dịch vụ nhắn tin tức thì với Outlook Live bao gồm cả âm thanh và video với các cuộc trò chuyện của bạn, chia sẻ các ứng dụng, chuyển file, và nhiều hơn nữa
ü Sử dụng hộp thư kết hợp cho phép người dùng tập hợp nhiều tài khoản e-mail cá nhân trong Outlook Live
ü và rất nhiều tiện ích khác

2. Gửi Email hàng loạt không hạn chế số lượng địa chỉ Email người nhận hàng ngày:
Đây là một tính năng nổi bật và rất cần thiết khi phải làm việc với số lượng lớn Email như gửi thư chào mừng, báo cáo thanh toán, thời khóa biểu của khối, lớp hoặc sự kiện cho sinh viên và thầy giáo toàn trường..
Thông thường, khi cần gửi thông tin tới lượng rất lớn Email, người dùng thường lo lắng thư bị chặn, hay không chắc chắn rằng thư có gửi tới người nhận được không? Microsoft Outlook live hoàn toàn miễn phí việc gửi email hàng loạt và tạo “nhóm động” để gửi thông tin tới “không hạn chế” số lượng email địa chỉ nhận.
Và đây là các đặc tính nổi trội của khả năng này:

ü Microsoft Outlook live hỗ trợ e-mail hàng loạt và không giới hạn email hàng ngày.
ü Đảm bảo sự riêng tư, tính bảo mât và an toàn dữ liệu cho Email
ü Chặn thư rác, hacker hoặc bất kỳ ai đang sử dụng tài khoản Outlook Live bị chiếm đoạt.
ü Microsoft Outlook Live cung cấp bảo vệ bổ sung, như lọc kết nối và lọc nội dung, cho các thư gửi đến người nhận của Outlook Live. Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập www.microsoft.com/outlooklive

Bảng dưới đây mô tả một vài tình huống cần hỗ trợ e-mail hàng loạt và các chiến lược nên sử dụng
· Tình Huống: Thư phát rộng dùng để gửi cùng một thư đến số lượng lớn người dùng trong tổ chức Outlook Live của bạn.
-ví dụ: Thông báo thuộc phạm vi trường sở, thư cho tất cả sinh viên hoặc tất cả các thành viên trong khoa
- Giải Pháp: Sử dụng nhóm phân phối động Vì nhóm phân phối động được tính là một người nhận, chúng sẽ giúp bạn trong giới hạn người gửi. Để biết thêm thông tin, hãy xem Gửi Thư Phát rộng tới Tất cả các Sinh viên.
Sử dụng nhóm phân phối cố định Nhóm phân phối thông thường, còn được gọi là nhóm chung, được tính là một người nhận. Sử dụng nhóm chung nếu thành viên nhóm không thay đổi quá nhiều.
Quan trọng Đối với các nhóm phân phối động và nhóm chung lớn, đảm bảo giới hạn người gửi thư đến nhóm hoặc bật phê duyệt thư bởi người điều phối. Điều này sẽ giúp ngăn "trường hợp trả lời toàn bộ" và thư rác được gửi đến nhóm.
· Tình Huống: Thư e-mail hàng loạt đến hộp thư Outlook Live: Sử dụng ứng dụng gửi thư tự động hoặc kết hợp thư để gửi thư đã tuỳ chỉnh đến người nhận ghi địa chỉ duy nhất trong tổ chức Outlook Live.
-ví dụ: Thông báo của thư viện, Thông tin thanh toán, Thông tin lịch trình, Điểm số
-Giải pháp: Sử dụng máy chủ thư tại chỗ Đặt cấu hình các ứng dụng kết hợp thư hoặc gửi thư tự động để sử dụng máy chủ tại chỗ. Bạn phải thêm địa chỉ IP cho các máy chủ tại chỗ vào danh sách an toàn của Outlook Live. Để biết thêm thông tin, hãy xem Quản lý Danh sách IP an toàn.
· Tình Huống: Thư e-mail hàng loạt đến hộp thư bên ngoài: Sử dụng ứng dụng gửi thư tự động hoặc kết hợp thư để gửi thư đã tuỳ chỉnh đến người dùng bên ngoài.
-Ví dụ: Thư chào mừng có uỷ nhiệm đăng nhập được gửi cho sinh viên mới, Thư gửi đến cựu sinh viên hoặc cha mẹ, Thư gửi đến sinh viên có triển vọng
-Giải Pháp: Sử dụng máy chủ thư tại chỗ Đặt cấu hình gửi thư tự động hoặc các ứng dụng để sử dụng máy chủ tại chỗ.
3.CSV và Quản lý người dùng.
Đây là cách thức hoạt động của quy trình nhập người dùng, một tính năng cực kỳ mạnh mẽ giúp bạn nhập hàng nghìn user một cách nhanh chóng và dễ dàng.

1. Đăng nhập vào https://www.outlook.com/ecp.
2. Trong giao diện quản lý Web, chọn Tổ chức của tôi > Người dùng & Nhóm > Hộp thư > Nhập người dùng.
3. Nhấp Duyệt để chọn tệp CSV, nhấp Mở rồi nhấp Tiếp theo.
4. Giao diện quản lý Web hiển thị thông báo cho biết tệp CSV đang được tải lên và xác minh. Trong quy trình này, Microsoft Exchange kiểm tra tệp CSV để phát hiện hai loại lỗi:
   • Lỗi nghiêm trọng Quy trình nhập kiểm tra tệp CSV đối với những mục sau:
     • Tệp có sử dụng định dạng phân tách bằng dấu phẩy.
     • Tệp không trống nhưng không chứa hơn 50.000 hàng.
     • Tệp bao gồm những thuộc tính bắt buộc sau trong hàng tiêu đề.
     • Tệp chỉ chứa các thuộc tính được quy trình nhập này hỗ trợ và công nhận.
     • Tệp chứa các hàng có cùng số lượng thuộc tính như tiêu đề.
     Nếu một trong số những điều kiện này không đúng, Microsoft Exchange kết thúc quy trình nhập này và hiển thị lỗi giải thích lý do gây ra lỗi đó. Bạn phải khắc phục lỗi nghiêm trọng và bắt đầu lại quy trình nhập.
   • Lỗi soát hợp thức dữ liệu Quy trình nhập thực hiện kiểm tra soát hợp thức dữ liệu ban đầu để xác minh rằng dữ liệu trong mỗi cột của tệp CSV đáp ứng định nghĩa thuộc tính đối với thuộc tính tương ứng. Ví dụ: quy trình này kiểm tra địa chỉ e-mail trong mỗi hàng để xác định địa chỉ sử dụng định dạng địa chỉ SMTP hợp lệ: Để xem các kiểm tra soát hợp thức dữ liệu nào khác được thực hiện.
5. Nếu không tìm thấy lỗi nghiêm trọng, Giao diện quản lý web hiển thị trang Nhập Người dùng cho biết soát hợp thức dữ liệu đã hoàn tất. Nếu không tìm thấy lỗi soát hợp thức dữ liệu, nhấp vào Nhập để bắt đầu quy trình nhập.
   Nếu tìm thấy lỗi soát hợp thức dữ liệu, trang Nhập Người dùng hiển thị thông báo cảnh báo cho biết bao nhiêu hàng có lỗi. Nhấp vào Hiển thị chi tiết lỗi để hiển thị Báo cáo Soát hợp thức Dữ liệu chứa chi tiết về từng lỗi soát hợp thức. Tại thời điểm này, bạn có hai tuỳ chọn:
   • Nhấp vào Bắt đầu Lại, khắc phục lỗi soát hợp thức bằng chi tiết trong Báo cáo Soát hợp thức Dữ liệu rồi gửi lại tệp CSV.
6. Nhấp vào Nhập để bắt đầu quy trình nhập. Tài khoản người dùng sẽ không được tạo đối với các hàng có lỗi soát hợp thức. Chi tiết trong Báo cáo Soát hợp thức Dữ liệu được bao gồm trong tệp ImportErrors.csv được gửi tới bạn sau khi quy trình nhập hoàn tất (xem bước 9). Sử dụng thông tin trong tệp này để sửa hàng có lỗi soát hợp thức rồi bắt đầu quá trình nhập người dùng mới và gửi tệp CSV đã xem xét lại.
7. Sau khi quy trình nhập bắt đầu, cửa sổ trạng thái Nhập đang Tiến hành được hiển thị trên tab Hộp thư trong thời gian thực hiện quy trình nhập. Cửa sổ này hiển thị tên của tệp CSV đang được xử lý, thời gian bắt đầu quy trình nhập và người bắt đầu quy trình đó. Bạn cũng có thể sử dụng cửa sổ trạng thái để ngừng quy trình nhập nếu cần thiết.
8. Khi quy trình nhập hoàn tất, Microsoft Exchange gửi cho người quản trị đã gửi tệp nhập CSV một e-mail có chứa kết quả cuối cùng của quy trình nhập. Thông tin này bao gồm:
   • Thời gian bắt đầu quy trình nhập.
   • Tổng thời gian thực hiện quy trình nhập.
   • Tổng số lượng người dùng đã xử lý, số lượng người dùng đã tạo thành công và số lượng người dùng không tạo được.
   • Tệp CSV đính kèm (có tên ImportErrors.csv) chứa một hàng cho mỗi người dùng không được nhập và lý do gây ra lỗi đó. Nếu không có lỗi, e-mail không bao gồm tệp này.

Nguồn: http://nss.vn/TabId/491/ArticleId/1538/PreTabId/456/Default.aspx